Com o início de um novo ano é sempre importante analisar todos os processos e a gestão da clínica de modo geral, para avaliar os pontos positivos e negativos e, principalmente, identificar o que pode ser melhorado para que os resultados ao longo do ano sejam melhores que no período anterior.

Uma boa gestão de uma clínica de Fisioterapia consiste em manter organizados e eficientes todos os processos realizados dentro da clínica e as informações dos pacientes, atendimentos e do negócio.

Além disso, considerando que o mercado de serviços de Fisioterapia está cada vez mais qualificado e competitivo, a qualidade da gestão do negócio passa a ser um diferencial em relação à concorrência e um fator que pode determinar diretamente o sucesso da sua clínica ou consultório, independente da área da Fisioterapia que você atue.

Muitos são os resultados e benefícios que você pode buscar/obter na sua clínica a partir de uma boa gestão:

Otimizar e reduzir custos e despesas
Melhorar a satisfação e produtividade dos colaboradores
Melhorar a qualidade dos atendimentos aos pacientes
Melhorar a satisfação dos pacientes e retorno de clientes
Aumentar o número de clientes e a participação no mercado
Melhorar os resultados financeiros e do negócio

Antes de definir os processos e ações que serão implementados na sua clínica ou consultório, é importante alinhar os objetivos do negócio entre os sócios e ter clareza das prioridades e objetivos a serem alcançados, para então planejar e organizar as ações de gestão que serão implementadas.

Planejamento estratégico

Saber onde se quer chegar e quais os objetivos da sua clínica como negócio, é fundamental para definir as prioridades e ações a serem executadas ao longo do ano.

Ao fazer o planejamento anual, o principal é definir as prioridades e metas para o ano que está iniciando.

No planejamento, é importante entender que alguns objetivos devem ter prioridade em relação a outros, para que você possa ter foco nas ações e com isso alcançar os objetivos. Claro que é interessante melhorar todas as áreas do negócio, mas é muito difícil fazer tudo ao mesmo tempo. Por isso, o ideal é dividir por etapas ou períodos. Por exemplo, no primeiro trimestre focar em ações para melhorar a qualificação e atendimento prestado pelos profissionais da clínica, no segundo trimestre organizar o controle financeiro e otimizar custos e despesas, para então no terceiro e quarto trimestre realizar ações de marketing para atrair e aumentar o número de clientes e implementar melhorias de infraestrutura na clínica.

Vejamos então algumas dicas de processos e ações que você pode abordar na gestão da sua clínica:

1. Utilize um software de gestão para sua clínica

Caso você ainda não utilize um sistema de gestão de processos e informações na sua clínica, não pense duas vezes para começar a usar.

Com um bom sistema de gestão, é possível manter organizado o cadastro dos seus pacientes, controlar a agenda de atendimentos, registrar todas informações dos pacientes, como avaliações e evoluções, mantendo o prontuário eletrônico de cada paciente sempre atualizado. Além de vários outros recursos oferecidos pelos sistemas, como controle financeiro da clínica, envio de lembretes de consultas para os pacientes, relatórios gerenciais, entre outros.

Há inúmeras alternativas de sistemas para gestão de clínicas, alguns que atendem clínicas de todas áreas de saúde e podem ser usados em uma clínica de Fisioterapia e outros que são especializados na área de Fisioterapia. Cabe a você analisar as características e vantagens de cada opção.

O Sistema ZenFisio é um software em nuvem, completo e especializado na área de Fisioterapia, com recursos desenvolvidos a partir da experiência prática de fisioterapeutas, atendendo todas as exigências legais do COFFITO e conselhos regionais. Outras opções de software são Shosp, Clínica nas Nuvens e Clinicando.

2. Melhore o controle do seu fluxo de caixa

Manter o controle e organização das suas receitas e despesas deve ser sempre prioridade, pois pode determinar o equilíbrio e sustentação do negócio.

Com um bom sistema de controle financeiro e registros atualizados, você pode obter relatórios gerencias de forma rápida e simples, além de poder identificar possíveis desequilíbrios nas contas, quais serviços e quais fisioterapeutas estão gerando mais receita para a clínica, quais tipos de custos/despesas tem mais peso nos seus gastos, entre outros.

A análise das informações geradas, permite identificar pontos fortes e fracos do seu caixa e, com isso, implementar medidas para melhorar a saúde financeira da sua clínica, cortando despesas desnecessárias e potencializando as melhores fontes de receita.

Se você ainda não utiliza um sistema de controle financeiro ou gostaria de integrar as finanças aos demais processos da clínica, como atendimentos, pacotes de serviços, planos e convênios. O ZenFisio é uma excelente opção, pois oferece tudo isso em um único software, através de uma interface web simples e intuitiva.

3. Invista na equipe e na qualificação dos serviços prestados pela clínica

Em uma clínica de Fisioterapia, o primeiro fator para melhorar a qualidade dos serviços é manter os profissionais motivados e qualificados, além de oferecer uma remuneração justa. Portanto, disponibilize um bom ambiente de trabalho, com os recursos necessários e treinamentos periódicos para qualificação dos profissionais.

Com esse conjunto de fatores, os fisioterapeutas estarão comprometidos com os resultados dos tratamentos e satisfação dos pacientes / clientes.

Outro ponto que deve ser considerado, é o investimento em novos equipamentos e recursos. A tecnologia tem contribuído muito no campo da Fisioterapia e quanto mais sua clínica estiver atualizada, mais poderá se destacar e até mesmo se diferenciar por oferecer serviços únicos no seu mercado de atuação.

4. Atenção com a infraestrutura e aparência da clínica

Por se tratar de um ambiente que oferece serviços de saúde e beleza, a limpeza e boa aparência na sua clínica ou consultório é fundamental.

Os cuidados devem considerar desde a fachada e recepção da clínica, até detalhes internos de limpeza e organização. Procure manter os equipamentos organizados e principalmente, evitar que o ambiente tenha aparência de velho ou sujo.

Problemas em relação a aparência e limpeza podem comprometer drasticamente a percepção de qualidade e nível de satisfação dos seus clientes / pacientes, mesmo que os serviços prestados sejam de qualidade.

5. Desenvolva um bom relacionamento com seus pacientes / clientes

Ao longo do tempo, os clientes tem ficando cada vez mais exigentes e diante desse cenário, você não pode deixar de se preocupar com a qualidade do atendimento, desde um primeiro contato, até o término de um serviço ou tratamento.

Listamos algumas ações que você pode implementar para qualificar o atendimento e o relacionamento com seus pacientes e clientes:

Gentileza a comunicação via telefone e pessoalmente;
Disponibilize vários canais de atendimento, como telefone, e-mail, WhatsApp e redes sociais;
Mantenha o ambiente de recepção e espera agradável e confortável;
Envie lembretes de consultas por SMS e e-mail;
Ofereça um bom serviço de copa;
Mantenha a clínica sempre limpa e organizada;
Ofereça um atendimento humanizado aos pacientes;
Realize pesquisas de satisfação após atendimentos ou ao longo de um tratamento;

6. Mantenha informações e documentos organizados

Manter informações dos pacientes e atendimentos em papel é algo do passado. Essa prática pode gerar inúmeros transtornos e problemas, como dificuldade de acessos ao histórico e prontuário dos pacientes, descentralização das informações e possibilidade de perda dos dados.

Utilizando um bom sistema de gestão, você pode ter todas informações dos pacientes facilmente atualizadas, registrar todos atendimentos, evoluções, avaliações e muito mais. Mantendo as informações centralizadas e de fácil acesso, principalmente se o sistema utilizado é em nuvem, podendo assim ser acessado de qualquer local ou equipamento.

Outra vantagem de usar um sistema é que o prontuário eletrônico é gerado de forma automática, sem necessidade de formatação ou organização. Claro que, para isso você deve utilizar um software que siga as exigências de prontuário eletrônico de pacientes dos órgãos reguladores da área de Fisioterapia.

7. Invista mais em marketing (digital)

De modo geral, o marketing é responsável pela imagem da sua clínica. Com planejamento e boa execução, é possível posicionar de foma qualificada seu negócio no seu mercado e com isso, atrair mais clientes e obter melhores resultados para a clínica.

O posicionamento a ser desenvolvido nas ações de marketing, como propagandas e publicidade, devem fazer parte de uma estratégia. Por exemplo: criar uma imagem de clínica com melhores serviços da região, ou serviços mais acessíveis para uma faixa da sociedade ou então a melhor clínica em um determinado tipo de serviço ou especialidade.

Para ações de marketing você pode utilizar meios tradicionais, como rádio, jornal, revistas locais ou promoção de eventos. Esses canais podem trazer ótimos resultados, mas qualquer ação precisa ser muito bem planejada e executada, já que o investimento costuma ser relativamente alto.

Mas não deixe de explorar também o potencial da internet e das redes sociais. Os canais digitais permitem executar ações de marketing de forma mais personalizada e específica, para determinados públicos e segmentos. Por exemplo: fazer anúncios específicos para mulheres que possuam de 25 a 40 anos ou então, apenas para pessoas com mais de 50 anos.

As melhores opções de redes sociais são Facebook, Instagram e Twitter. O recomendado é que, além da divulgação da clínica e dos serviços prestados, seja publicado também conteúdo relevante, como dicas e recomendações de saúde, dicas de exercícios, alongamento, boas práticas de saúde e alimentação. Outra alternativa é fazer anúncios no Google Ads para que pessoas que estejam procurando na internet pelos serviços que você oferece, encontrem a sua clínica.

Meios digitais também oferecem ótimas opções de atendimento e relacionamento com pacientes e potenciais clientes. Por exemplo: você pode permitir contato com sua clínica via WhatsApp e Facebook Messenger e enviar campanhas de e-mail marketing para seus clientes com informações sobre os serviços, novidades, promoções e dicas relacionadas aos serviços que você oferece.

O ideal é que você tenha um profissional ou empresa especializada da área de comunicação para planejar e executar as ações de marketing. Mas claro que, na escassez de recursos, é sim uma opção você mesmo como gestor(a), ficar responsável pelo marketing.

Busque sempre por dicas e informações relevantes sobre o marketing digital na área de Fisioterapia, você pode começar baixando o e-book desenvolvido pela ZenFisio: Guia de marketing: Internet & Redes Sociais para Clínicas de Fisioterapia e Fisioterapeutas

Falhas de gestão que devem ser evitadas

Além das dicas de gestão mencionadas no artigo, também listamos alguns pontos que você não pode falhar como gestor(a) de uma clínica:

Não usufruir do potencial e benefícios da tecnologia e da internet;
Não dar a devida importância e atenção ao controle do fluxo de caixa;
Misturar contas pessoais com o caixa da clínica;
Não se manter atualizado em relação a novidades técnicas e de equipamentos;
Não priorizar a qualidade no atendimento e serviços prestados;
Desconsiderar e importância do marketing e divulgação do negócio;
Não acompanhar a satisfação dos clientes e qualidade do resultados gerados;

Claro que uma boa gestão para uma clínica de Fisioterapia vai muito além dos pontos abordados no artigo, mas com certeza seguindo essas dicas é possível realizar uma boa administração do seu negócio e obter bons resultados ao longo do ano.

Por fim, vale reforçar que você como gestor é diretamente responsável pelos resultados e sucesso do seu negócio. E esse sucesso passa por uma gestão responsável, profissional e comprometida. Portanto, desenvolva continuamente boas práticas administrativas, busque estar sempre atualizado e colha os resultados do seu trabalho.

Helen Soares Henrique Bizzo